Un hotel son, en realidad, varios negocios bajo el mismo techo: alojamiento, restaurante, bar, spa, eventos y, a veces, tienda o actividades. Cada uno genera ingresos, y en muchos hoteles cada uno cobra a su manera, con su propio datáfono y sus propios cierres.
Esta guía recorre los puntos de cobro de un hotel y explica qué cambia cuando todos se conectan con el PMS mediante un TPV integrado.
En esta guía:
El problema de los datáfonos sueltos
Cuando el cobro no está conectado con el software de gestión, aparecen siempre los mismos problemas:
- Importes tecleados a mano. Cada cobro exige escribir la cifra en el datáfono, con el riesgo de cobrar de más, de menos o dos veces.
- Un datáfono por banco. Si el hotel trabaja con varias entidades, acaba con varios terminales en el mostrador.
- Cierres que no cuadran. Al final del turno hay que comparar los tickets del datáfono con lo que dice el PMS, punto de venta por punto de venta.
- Sin visión de conjunto. Saber cuánto se ha cobrado en todo el hotel, y por qué medio, obliga a sumar informes de procedencias distintas.
TPV integrado frente a datáfono independiente
| Criterio | Datáfono independiente | TPV integrado con el PMS |
|---|---|---|
| Importe | Se teclea a mano | Llega desde el PMS o el TPV |
| Registro del pago | Ticket en papel que hay que apuntar | Se guarda solo en la reserva o el ticket |
| Conciliación | Manual, al cierre de cada turno | Automática |
| Bancos | Normalmente un terminal por banco | Uno o varios bancos desde el mismo terminal |
| Visión global | Informes separados | Todos los cobros en un único panel |
Punto por punto: cómo cobrar en cada zona del hotel
Recepción: check-in y check-out
Es el punto de cobro principal. Con el terminal integrado, el PMS envía el importe de la estancia y el pago queda registrado en la reserva en cuanto el banco lo autoriza. El check-out se reduce a confirmar el importe y pasar la tarjeta.
Restaurante y bar
En restauración conviven dos situaciones. Si el huésped carga la consumición a su habitación, el TPV del restaurante la traslada al PMS. Si paga en el momento, el terminal integrado cobra el importe exacto del ticket. Con terminales Android o con un SoftPOS en la PDA del camarero, se puede cobrar en la mesa sin ir a la caja.
Room service, terraza y piscina
Son zonas donde el cobro se mueve con el personal. Aquí destacan los dispositivos móviles: el mismo equipo que toma la comanda sirve para cobrar, y el pago llega al sistema igual que si se hubiera hecho en la caja.
Spa, actividades y tienda
Masajes, excursiones, alquiler de material o compras en la tienda del hotel. Con el cobro integrado, cada servicio queda registrado con su importe y su medio de pago, y suma al resto de la estancia.
Eventos, grupos y salones
Bodas, congresos o reuniones de empresa suelen implicar importes altos y varios pagos. Integrar el cobro evita errores en cifras grandes y facilita la conciliación con la facturación del evento.
Autocheck-in y quioscos
Cada vez más hoteles permiten que el huésped haga el check-in y pague por su cuenta en un quiosco. Para eso se necesitan terminales preparados para entornos desatendidos e integrados con el PMS. Lo explicamos en detalle en nuestra guía sobre cómo funciona el autocheck-in con pago integrado.
Vending y máquinas
Las máquinas de bebidas, snacks o lavandería también pueden aceptar tarjeta. Los terminales de pago para vending se conectan a la máquina mediante los protocolos MDB y Ejecutivo, y envían alertas y telemetría.
Qué pedir a tu proveedor de pagos
- Integración con tu PMS y con tu TPV de restauración. Pregunta si tu software ya está integrado o cuánto supone integrarlo.
- Terminales para cada uso: fijos en recepción, móviles para sala y terraza, y desatendidos para quioscos y máquinas.
- Libertad de banco. Una pasarela multiadquirente te permite trabajar con varios bancos y cambiar de entidad sin tocar el software.
- Todos los medios de pago: chip y PIN, contactless, móvil, reloj y tarjetas internacionales habituales entre turistas.
- Seguridad certificada: PCI DSS Nivel 1 y PCI PIN.
- Un único panel para ver todos los cobros del hotel en tiempo real.
- Soporte 24/7, porque un hotel cobra también de madrugada y en festivos.
Cómo lo resuelve PAYTEF
PAYTEF es una pasarela de pagos independiente que conecta el software de gestión con el cobro con tarjeta. Es compatible con más de 400 programas de gestión, trabaja con Redsys y CECA para que elijas banco y cuenta con certificación PCI DSS Nivel 1 y PCI PIN.
Para hoteles, eso significa un mismo sistema de cobro para recepción, restaurante, spa, quioscos y máquinas, con todos los pagos conectados al PMS. Descubre cómo funciona nuestra pasarela de pago para PMS hotelero.
Estamos integrados con software de gestión hotelera como Avalon Cloud, Astro Hotel, Chapp Global, iSystems, New Hotel, NORAY, Oracle Hospitality, Roiback, Septeo, Ubikos 360, Winhotel e Innovaciones Informáticas. En la parte de restauración, también trabajamos con TPV como REVO, HIOPOS o Cuiner. Consulta todas las integraciones en nuestra página de partners.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un TPV integrado en un hotel?
Es un terminal de pago conectado con el software de gestión del hotel, ya sea el PMS o el TPV del restaurante. El importe llega solo al terminal y el resultado del pago vuelve al software, sin teclear nada.
¿Necesito un datáfono distinto para cada banco?
No, si usas una pasarela multiadquirente. Con PAYTEF, el mismo terminal puede enrutar cada operación al banco que tengas configurado.
¿Puedo cobrar en la habitación o en la terraza?
Sí. Con terminales Android portátiles o con SoftPOS en un dispositivo móvil, el cobro se hace donde está el huésped y queda registrado igual que en la caja.
¿Quieres unificar todos los cobros de tu hotel? Cuéntanos qué software usas en cada punto de venta y te ayudamos a conectarlo.
