Llegar al hotel a las once de la noche y encontrarse una cola en recepción es una de las peores formas de empezar una estancia. El autocheck-in resuelve ese momento: el huésped se identifica, completa el registro, paga y recoge su llave sin pasar por el mostrador.
Para que funcione de verdad, todas las piezas tienen que hablar entre sí. En esta guía explicamos qué es el autocheck-in, cómo funciona paso a paso y por qué el pago es la pieza que más conviene integrar bien con el PMS del hotel.
El autocheck-in en 30 segundos
- Qué es: un sistema que permite al huésped hacer el check-in por su cuenta, en un quiosco, una tablet o su propio móvil.
- Qué incluye: localizar la reserva, identificar al huésped, completar el registro de viajeros, cobrar y entregar la llave.
- Qué necesita: conexión con el PMS del hotel, un lector de documentos y un terminal de pago integrado.
- Para qué sirve: menos colas, recepción operativa las 24 horas y más tiempo del equipo para atender a los huéspedes.
En esta guía:
- Qué es el autocheck-in
- Cómo funciona un autocheck-in paso a paso
- El pago, la pieza que más conviene integrar
- Autocheck-in y registro de viajeros
- Ventajas del autocheck-in para el hotel
- Qué debe tener un quiosco de autocheck-in para cobrar bien
- Autocheck-in con pago integrado en PAYTEF
- Preguntas frecuentes
Qué es el autocheck-in
El autocheck-in (o self check-in) traslada al huésped las tareas repetitivas de la llegada al hotel. Existen tres formatos principales:
- Quiosco o tótem en el vestíbulo: un equipo con pantalla, lector de documentos, terminal de pago y, a menudo, dispensador de llaves.
- Tablet en recepción: una opción más ligera, en la que el huésped rellena sus datos mientras el personal supervisa.
- Check-in online desde el móvil: el huésped adelanta el registro antes de llegar y en el hotel solo recoge la llave.
Muchos hoteles combinan varios formatos. El quiosco, en particular, es el que permite cubrir la recepción a cualquier hora y absorber los picos de llegadas.
Cómo funciona un autocheck-in paso a paso
- Localizar la reserva. El huésped introduce su localizador, escanea un código QR o busca la reserva por su nombre.
- Identificarse. Escanea su DNI o pasaporte. Algunos sistemas añaden reconocimiento facial para comprobar que el documento pertenece a quien lo presenta.
- Completar el registro de viajeros. El sistema recoge los datos que exige la normativa y el huésped firma el parte de entrada en la pantalla.
- Pagar. El quiosco consulta en el PMS el importe pendiente y lo envía al terminal de pago. El huésped paga con tarjeta, móvil o reloj.
- Recibir la llave. El quiosco codifica una tarjeta o envía una llave digital al móvil.
- Todo queda en el PMS. La reserva pasa a estado de ocupada, con los datos del huésped y el pago registrados.
El pago, la pieza que más conviene integrar
Cuando el pago está integrado, el flujo es sencillo. El huésped inicia su check-in en el quiosco y el sistema de autocheck-in, ya sea un módulo del propio PMS o la solución de un proveedor conectado con él, consulta los datos de la reserva. Si hay un importe pendiente que debe abonarse en ese momento, el quiosco lo envía al terminal de pago. Una vez completada la operación, la confirmación vuelve al sistema del quiosco y el cobro queda reflejado en la reserva a través de la integración con el PMS.
El hotel puede optar por dejar el pago pendiente para otro momento, pero cobrar durante el autocheck-in tiene una ventaja clara: el proceso queda completo en ese mismo instante.
Además, en un quiosco no hay nadie al lado del terminal. Por eso conviene usar terminales diseñados para entornos desatendidos, preparados para funcionar solos durante todo el día. Las soluciones SoftPOS, en cambio, están pensadas para cobros atendidos por personal del hotel, como explicamos en nuestra guía sobre el SoftPOS.
Autocheck-in y registro de viajeros
Desde el 2 de diciembre de 2024, el Real Decreto 933/2021 obliga a los alojamientos a registrar más datos de cada estancia. Entre ellos figuran los datos del pago: el tipo de pago, la identificación del medio de pago, su titular y la fecha.
Cuando el cobro está integrado con el PMS, la información de la operación llega sola a la ficha de la estancia, en lugar de copiarse a mano desde el ticket del datáfono. Así se reducen los errores y el trabajo administrativo. Te recomendamos confirmar con tu proveedor de PMS qué campos del registro se completan automáticamente con los datos del pago.
Ventajas del autocheck-in para el hotel
- Recepción operativa las 24 horas, sin necesidad de reforzar el turno de noche para atender llegadas tardías.
- Menos colas en los picos, como la llegada de un grupo o la hora habitual de entrada.
- Más tiempo para atender: el equipo deja de teclear datos y se dedica a lo que aporta valor al huésped.
- Menos errores: los datos del documento y del pago pasan directamente al PMS.
- Mejor experiencia: un proceso rápido, disponible en varios idiomas y al ritmo del huésped.
Qué debe tener un quiosco de autocheck-in para cobrar bien
- Un terminal certificado para entornos desatendidos, que funcione de forma fiable sin personal al lado.
- Integración con tu PMS, para que el importe llegue solo y el resultado vuelva a la reserva.
- Todos los medios de pago habituales: tarjeta con chip y PIN, contactless y pagos con móvil o reloj.
- Libertad para elegir banco, sin depender de un único adquirente.
- Seguridad PCI DSS, para que los datos de la tarjeta viajen cifrados y no se queden en el quiosco.
- Monitorización y soporte 24/7, porque el quiosco trabaja también de madrugada.
Autocheck-in con pago integrado en PAYTEF
En PAYTEF ya trabajamos con hoteles en proyectos de autocheck-in con el pago integrado. Nuestros terminales Android están preparados para entornos atendidos y desatendidos. Además, nuestra API conecta el terminal con el PMS o con el software del quiosco, y la conexión con Redsys y CECA te permite trabajar con el banco que elijas.
Ya estamos integrados con software de gestión hotelera como New Hotel, Oracle Hospitality, NORAY, Winhotel, Septeo o Avalon Cloud, entre otros. Puedes ver la lista completa en nuestra página de partners.
El quiosco es solo uno de los puntos de cobro del hotel. Si quieres ver cómo integrar también la recepción, el restaurante o el spa, consulta nuestra guía para cobrar en todo el hotel con un solo sistema. También puedes conocer nuestra pasarela de pago para PMS hotelero.
Preguntas frecuentes sobre el autocheck-in
¿El autocheck-in sustituye a la recepción?
No necesariamente. Lo habitual es que la complemente: el quiosco resuelve las llegadas sencillas y el equipo de recepción se centra en las incidencias, las peticiones especiales y la atención personal.
¿Es seguro pagar en un quiosco de autocheck-in?
Sí, siempre que el terminal de pago esté certificado y la pasarela cumpla PCI DSS. Los datos de la tarjeta viajan cifrados desde el terminal hasta el procesador de pagos.
¿Qué pasa si el huésped ya pagó la reserva online?
El quiosco consulta en el PMS el importe pendiente. Si no queda nada por pagar, el huésped pasa directamente a recoger su llave.
¿Tiene sentido en un hotel pequeño?
Sí. Un hotel pequeño puede empezar con una tablet en recepción y un terminal de pago integrado, y dar el salto al quiosco cuando el volumen de llegadas lo justifique.
¿Estás pensando en implantar el autocheck-in en tu hotel? Cuéntanos tu proyecto y te explicamos cómo integrar el pago con tu PMS.
